De la gestión de documentos a la gestión de bases de datos

Las nuevas tecnologías de la comunicación han dado un paso de gigante en los últimos años, permitiendo que las empresas pasen de la gestión electrónico de documentos a plantearse la gestión de bases de datos.

Si lo miramos friamente, la acumulación de ficheros realizados con diferentes programas, si bien antes suponía una solución para las empresas, hoy dista mucho de resultar útil habida cuenta del auge del software en la nube y los beneficios que podemos sacar de éste.

En este post queremos presentar esta disyuntiva entre gestión documental y gestión de datos, que hoy se vive de forma más virulenta que nunca.

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Por qué la gestión de documentos no es suficiente

El problema con la gestión de miles y miles de documentos es que no podemos extraer información útil de manera automatizada de ellos. Es decir, nosotros podemos tener 100 facturas en PDF, pero si queremos conocer la facturación de la empresa, nos toca sumar factura tras factura manualmente. Lo mismo sucede a la hora de calcular el IRPF que se ha retenido y el IVA.

Es una pérdida de tiempo y aumenta también las probabilidades de cometer errores humanos, ya que un exceso de cálculos realizados por una persona siempre contará con un margen de error que un software elimina por completo.

Frente a la gestión electrónica de los documentos, que plantea este problema tan evidente, existen los software de gestión documental, que nos permiten no sólo almacenar documentos, sino también extraer información útil de ellos y categorizarlos de manera más eficaz.

Otro de los aspectos importantes de los que hay que hablar hoy es del peso. Las empresas llevan años y décadas acumulando datos. No se puede continuar acumulando miles y miles archivos pesados, cuyo manejo se vuelve cada vez más complejo. Es necesario que todos esos datos se viertan en un único programa, el cual podemos tener en la nube sin que ocupe espacio en nuestros servidores.

A todo esto hay que sumarle a los esfuerzos de las empresas por mejorar la comunicación interna entre los departamentos aprovechando las ventajas del uso colaborativo de programas en la nube. Si en el caso de la gestión de documentos electrónicos había que utilizar un sistema privado o en la nube para almacenar los ficheros, el software documental nos permite trabajar directamente en línea y registrando más intuitivamente las modificaciones que se hayan realizado.

Nos gustaría saber qué opinas al respecto y si piensas que hoy día las empresas no tienen que enfocar sus esfuerzos tanto en la gestión de documentos electrónicos, sino en la gestión correcta de sus bases de datos a través de programas en la nube.

Autor: Enrique Rico

Apasionado de la tecnología en general. Metido de lleno en el mundo del marketing online.

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